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1.
| Was ist Versiony? | ||||||||||||||||||||||||
| Versiony ist eine SaaS-Website, auf der du Dokumente online erstellen und speichern kannst. Diese Dokumente sind anschließend für jeden öffentlich zugänglich. Das ist besonders praktisch, wenn du zum Beispiel allgemeine Geschäftsbedingungen, Datenschutzrichtlinien oder andere wichtige Informationen teilen möchtest. Mit Versiony kannst du sicherstellen, dass deine Kunden und Mitarbeiter immer die aktuellste Version deiner Dokumente einsehen können. Im Folgenden erhältst du eine Übersicht, was Versiony für dich und dein Unternehmen tun kann. | |||||||||||||||||||||||||
2.
| Die Versionen | ||||||||||||||||||||||||
| Das Herzstück von Versiony ist die Versionierung: Du kannst im Rahmen deines Speicherplatzes so viele Versionen erstellen, wie du möchtest. Das clevere: neue Versionen verbrauchen nur zusätzlichen Speicherplatz, soweit sie sich verändert haben. | |||||||||||||||||||||||||
2.1
| Entwürfe und Versionen | ||||||||||||||||||||||||
| Du kannst entweder Entwürfe oder neue Versionen von deinen Dokumenten erstellen. Neue Entwürfe zählen die zweite Stelle deiner Versionierung hoch (1.x). Neue Versionen zählen die erste Stelle hoch (x.0). Die Entwürfe können nicht veröffentlicht werden. Das erleichtert dir die interne Zusammenarbeit. Du kannst z.B. eine Mitarbeiter bitten, einen neuen Entwurf zu erstellen. Dieser kann aber nicht versehentlich veröffentlicht werden. | |||||||||||||||||||||||||
2.2
| Versionsvergleich | ||||||||||||||||||||||||
| In Versiony kannst du sämtliche Versionen eines Dokumentes miteinander vergleichen. Du erhältst schnell und einfach eine übersichtliche Darstellung, welche Abschnitte hinzugekommen sind, welche gelöscht wurden und welche inhaltlich verändert wurden. Alles im Mark Up auf einen Blick. | |||||||||||||||||||||||||
2.3
| Wiederherstellung von Versionen | ||||||||||||||||||||||||
| Jede Version kannst du einfach wiederherstellen. Dafür wählst du einfach die alte Version aus und stellst diese wieder her. Dann kannst du sie nach Belieben weiterbearbeiten oder einfach als neue Version veröffentlichen. Aber nicht nur das komplette Dokument kannst du wiederherstellen: Wähle einfach einzelne Abschnitte aus und sieh dir eine Zusammenfassung der Änderungen über den gesamten Lebenszyklus des Abschnitts an und wähl die für dich passende Version zur Wiederherstellung aus. | |||||||||||||||||||||||||
2.4
| Tracking von Veröffentlichungen | ||||||||||||||||||||||||
| Versiony führt Logs darüber, wann du welches Dokument veröffentlichst. Damit kannst du einfach und übersichtlich nachvollziehen, wann deine Kunden ein Dokument abrufen konnten. Das hilft dir beim Nachweis darüber, welche Verträge zu einem bestimmten Zeitpunkt wirksam waren. | |||||||||||||||||||||||||
2.5
| Versionsarchiv veröffentlichen | ||||||||||||||||||||||||
| Wenn du die Funktion für dein Dokument aktivierst, werden alte veröffentlichte Fassungen eines Dokuments dem Leser übersichtlich am Ende dargestellt. Damit sorgst du für maximale Transparenz. Bei Transparenzdokumenten kann diese Funktion nicht deaktiviert werden. | |||||||||||||||||||||||||
3.
| Einfache Einbindung in bestehende Systeme | ||||||||||||||||||||||||
| Versiony bietet dir die Möglichkeit, deine Dokumente in bestehende Systeme einzubinden (z.B. in deine Website oder in eine App). Du kannst deine Dokumente in verschiedenen Formaten erhalten wie HTML, PDF und JSON. Du kannst diese dann einmalig in dein System einbinden, z.B. mittels eines iFrames. Damit ist der technische Part erledigt und du kannst dich ganz auf die Inhalte konzentrieren. Diese kannst du dann einfach im Editor von Versiony anpassen und veröffentlichen. Das Dokument wird dann an jeder Stelle, an der du es eingebunden hast, automatisch auf den aktuellen Stand gebracht. Den entsprechenden Code zum Einbinden kannst du in den Dokumenteneinstellungen einfach kopieren und auf deiner Website einfügen. Einfacher geht es kaum. |
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4.
| Wordformat Unterstützung | ||||||||||||||||||||||||
| Versiony ist mit Microsoft Word kompatibel. | |||||||||||||||||||||||||
4.1
| Import | ||||||||||||||||||||||||
| Du besitzt deine Dokumente schon im Wordformat? Umso besser: Spar dir copy & paste und die damit verbundene Fehlerquote. Lade diese einfach bei Versiony hoch und Versiony konvertiert die Dokumente in das richtige Format. Dann kannst du dein Dokument einfach überarbeiten und direkt veröffentlichen. | |||||||||||||||||||||||||
4.2
| Export | ||||||||||||||||||||||||
| Auch anders herum unterstützt dich Versiony: Du kannst sämtliche Versionen, Entwürfe und Sprachfassungen deines Dokuments als Worddatei exportieren. | |||||||||||||||||||||||||
5.
| DSGVO-konforme KI-Übersetzung | ||||||||||||||||||||||||
| Versiony bietet dir die Möglichkeit, deine Dokumente automatisch zu übersetzen. Den vorgeschlagenen Text kannst du dann nach Belieben anpassen. Versiony ist außerdem intelligent: Es erkennt, wenn du einen Text schon einmal übersetzt und überarbeitet hast. In diesem Fall übernimmt es bei der automatischen Übersetzung einer Folgeversion deine bereits angepasste Übersetzung. Du musst außerdem keine Bedenken haben, dass der Text deiner Dokumente oder Übersetzungen in fremden Systemen verarbeitet wird. Deine Texte landen in Software, die die Inhalte nicht an Fremdanbieter versendet. Die künstliche Intelligenz wird auch nicht mit deinen Texten trainiert. Versiony bietet derzeit vier Sprachen für Übersetzungen an: Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. |
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6.
| Transparenzdokumente | ||||||||||||||||||||||||
| Noch sicherer geht es mit den sogenannten Transparenzdokumenten. Hast du ein solches Dokument einmal veröffentlicht, kannst du eine Veröffentlichung nicht mehr zurücknehmen, außer du löscht das Dokument komplett. Für diesen Typ von Dokument steht Laware dafür ein, dass veröffentlichte Versionen des Dokuments in seinem Lebenszyklus inhaltlich nicht verändert worden sind. Laware versieht jedes dieser Dokumente mit einer kurzen Erklärung dieser technischen Funktion und dem Laware Siegel, damit ihre Sicherheit für jeden erkennbar ist. | |||||||||||||||||||||||||
7.
| Zusammenarbeit in Echtzeit | ||||||||||||||||||||||||
| Versiony bietet die Funktion, Dokumente mit deinen Mitarbeitern oder auch externen Personen (z.B. einem Datenschutzbeauftragten) für die Zusammenarbeit zu teilen. Ist dasselbe Dokument auf unterschiedlichen Geräten geöffnet, aktualisieren sich die Abschnitte automatisch. Unterschiedliche Versionsstränge sind damit quasi ausgeschlossen und alle sind up-to-date. Du kannst einzelne Abschnitte außerdem mit einem Kommentar versehen, um dich später an wichtige Erwägungen zu diesem Abschnitt zu erinnern oder um mit anderen über die Inhalte zu diskutieren. |
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8.
| Microsoft Single Sign On (SSO) | ||||||||||||||||||||||||
| Laware bietet dir bei einigen Apps die Möglichkeit, dass du oder deine Mitarbeiter sich per Microsoft SSO einloggen. Dafür musst du uns einfach die entsprechenden Mailadressen mitteilen und wir richten deinen Mitarbeitern entsprechende Zugänge ein. | |||||||||||||||||||||||||
9.
| PDF-Downloadoption | ||||||||||||||||||||||||
| Schließlich bietet Versiony dir die Möglichkeit, die aktuelle Fassung deines Dokuments als PDF-Download anzubieten. Dafür aktivierst du einfach die entsprechende Funktion: fertig. Kein langwieriges Konvertieren und Benennen mehr. | |||||||||||||||||||||||||
10.
| Zugriffsbeschränkungen | ||||||||||||||||||||||||
| Versiony bietet außerdem die Möglichkeit, den öffentlichen Zugriff auf Dokumente einzuschränken. Wenn diese Funktion aktivier ist, kann das Dokument nur von bestimmten IP-Adressen aus eingesehen werden. Dies ist hilfreich, wenn Dokumente nur im internen Firmennetz zur Verfügung gestellt werden sollen. | |||||||||||||||||||||||||
11.
| Suchindex | ||||||||||||||||||||||||
| Du kannst dich entscheiden, ob deine Dokumente in Suchmaschinen wie z.B. Google indexiert werden sollen oder nicht. Je nach Einstellung setzt Versiony entsprechende Metatags für Robots. Per Default werden die Dokumente nicht indexiert. Ein Metatag gegen KI-Training ist standardmäßig gesetzt. | |||||||||||||||||||||||||
12.
| Weitere Fragen | ||||||||||||||||||||||||
| Deine Fragen zu Versiony sind mit diesem Dokument nicht beantwortet? Keine Sorge! Schreibe gerne unter ser&vice@lawareconsultant.de | |||||||||||||||||||||||||